3 pistes pour collaborer avec succès dans une équipe virtuelle

Les équipes virtuelles : incontournables et complexes

Pendant plus de 15 ans, j’ai travaillé avec des équipes virtuelles, c’est-à-dire avec des équipes dont les membres sont répartis sur plusieurs localisations géographiques. Nos réunions se faisaient donc derrière un écran, plutôt que dans un bureau.

La pandémie de Covid-19 a accéléré la transition vers le télétravail et de nombreuses entreprises, grâce aux développements technologiques, ont adopté des formes de travail hybrides depuis la fin du confinement.

Selon une étude publiés dans HBR, les employés qui travaillent à distance se sentent plus laissés pour compte que leurs collègues qui travaillent au bureau : ils ont la perception que ces derniers ne tiennent pas compte de leurs priorités et/ou qu’ils ne sont pas informés des changements qui se produisent sur leur projet commun.

Dans un environnement virtuel, il est également plus difficile pour les membres de l’équipe de ressentir l’appartenance à l’équipe, à parler de « nous », en lieu et place de « moi » et « eux ».

Isolée, peu motivées et sans cohésion, les équipes virtuelles peinent souvent à délivrer des résultats.

Définition :

Revenons sur le concept d’équipe virtuelle, dont le nom prête un peu à confusion : existe-elle vraiment?

Une équipe, c’est une collection d’individus qui ont un objectif commun. Si je cherche dans le dictionnaire Larousse la signification de virtuel, je trouve 2 sens :

1.       Qui n’est qu’en puissance, qu’en état de simple possibilité

2.       Qui comporte en soi-même les conditions de sa réalisation ; potentiel, possible.

Donc, en combinant ces 2 points, j’en déduis que l’équipe est une possibilité et non un état de fait.

Et c’est assez juste. Les possibilités de l’équipe, les opportunités collectives ne vont se réaliser que s’il y a une vraie volonté de les mobiliser, d’identifier les talents, de les mettre ensemble pour construire quelque chose plus grand que soi.  (Et c’est valable aussi pour toutes les équipes d’ailleurs).

Ma passion pour la collaboration

J’aime ce type de collaboration car il donne l’opportunité de travailler avec des personnes d’horizon et de culture différents, d’être créative pour mettre autour de la table (imaginaire) les différents talents et pour trouver comment nous allons fonctionner ensemble.

Grâce à ma formation d’Organisational Relationship System Coach (ORSC), je sais que chaque équipe est différente, dotée de sa propre énergie et intelligence et que le rôle de responsable d’équipe est d’écouter le collectif, le révéler et de se mettre à son service pour plus de performance.

3 pistes pour développer le relationnel dans l’équipe et pour collaborer à distance

#1 – Prendre du temps pour se connaître et développer les interactions sociales. 

Développer les interactions sociales, cela commence avec une question simple : comment allez-vous ?

Avec les équipes que j’accompagne, j’ai ce petit rituel de toujours débuter notre session par un temps plus informel, que je compare, au café que l’on prend juste avant de se retrouver tous ensemble dans la salle de réunion, ce petit moment qui nous permet de créer du lien.

Avec ce café virtuel, c’est l’occasion de prendre un temps pour accueillir ce qui est présent chez chacun, de se connecter à l’autre et c’est également l’opportunité de casser la distance que l’écran met entre nous en cherchant véritablement à comprendre l’autre.

Trop souvent, on s’élance dans le contenu, sans prendre conscience de qui est de l’autre côté de l’écran.

Par ailleurs, les échanges non planifiés sont source de créativité, ce qui facilite l’innovation.

#2 – Définir comment on veut travailler ensemble

Dans mes accompagnement, je réserve  du temps pour échanger sur le potentiel de l’équipe et son fonctionnement:  comment chacun souhaite contribuer dans le collectif ? Comment veut-on travailler ensemble ?

Si j’en reviens à la définition du travail virtuel, le deuxième sens m’amène à voir l’équipe comme une entité qui comporte en elle-même les conditions de sa réalisation.

J’aime cette idée de potentiel. Un potentiel que le chef de projet ou d’équipe doit comprendre, faire grandir, accompagner, dans une vision à long terme.

Qu’est ce que chacun apporte ? Quel est le potentiel de l’équipe ? comment la développer et la faire grandir ?

#3 – Développer une communication à deux sens

Un des leviers essentiels pour développer la collaboration à distance, c’est la communication. Selon une étude publiée en 2020 dans le MIT Sloan Management Review,  47% des personnes interrogées mentionnent que communiquer fréquemment, avec transparence et de manière consistante est essentiel pour faciliter le travail à distance.

Dans les projets transverses que je pilotais, je mettais un effort considérable sur la communication dès le début du projet, afin de faciliter l’intégration des membres du projet et de comprendre où chacun se situe, ce qu’il apporte et ce dont il a besoin pour être performant.

L’écoute est également une ressource clef et elle est fondamentale dans toute relation.

Plus le leader ou chef de projet donnera du temps, de l’espace et une structure pour échanger, plus cela encouragera les discussions et les relations sociales, avec une répercussion positive sur la créativité et l’engagement.

En tant que coach ORSC, j’accompagne des chefs de projet et des leaders pour développer des ateliers où nous travaillons ensemble pour favoriser l’intelligence collective et intégrer le savoir-faire et le savoir-être.